Als zelfstandig ondernemer zal je vaak te maken krijgen met opdrachtovereenkomsten. Soms zijn deze opgesteld door de opdrachtgever, soms zal je gevraagd worden een overeenkomst aan te leveren. Deze overeenkomsten, ook wel modelovereenkomsten genoemd, zijn er om afspraken over het te leveren werk vast te leggen, heldere regels op te stellen over de rechten en verplichtingen van beide partijen en betaalafspraken zwart-op-wit te zetten zodat hier later geen discussies over ontstaan.
Overeenkomsten kunnen lang of kort zijn, simpel of ingewikkeld. Vaak zie je dat mensen voor de lange en ingewikkelde variant kiezen. Hiermee worden de meeste risico’s afgedekt en sta je het sterkst mocht er een conflict ontstaan over een opdracht of het geleverde werk/product. Dit leidt ertoe dat overeenkomsten vaak niet meer leesbaar zijn voor de gemiddelde mens, terwijl er wel belangrijke zaken in staan waarvan men verwacht dat je ervoor tekent.
In dit artikel bespreken we de meest voorkomende onderdelen van opdrachtovereenkomsten. Zo weet jij bij de volgende opdracht precies waar je op moet letten en waar je aan toe bent voordat je tekent.
Overeenkomsten vanuit de opdrachtgever
Met name grote bedrijven (van meer dan 100 medewerkers) zullen hun eigen standaard opdrachtovereenkomsten gebruiken wanneer ze werk uitbesteden. Deze overeenkomsten hebben allemaal hetzelfde format en zijn allemaal opgesteld onder de algemene voorwaarden van de opdrachtgever. Dit scheelt het bedrijf veel administratief werk, vooral wanneer ze regelmatig met verschillende zelfstandig ondernemers samenwerken.
Veel zelfstandig ondernemers tekenen deze overeenkomsten, om later tegen problemen aan te lopen met betrekking tot betaaltermijnen en boetes waar ze niet op gerekend hadden. Wil jij aanpassingen aan de overeenkomst die je aangeboden krijgt, dan zul je dit bij de opdrachtgever moeten aankaarten vóórdat je de overeenkomst tekent. De belangrijkste elementen die je hiervoor onder de loep wil nemen zijn:
- De betaaltermijn
- De opdrachtomschrijving
- Verplichte verzekeringen
Werkt het bedrijf met vaste betaaltermijnen, dan zijn deze vaak in de algemene voorwaarden vastgelegd. In de opdrachtovereenkomst wordt hiernaar verwezen of worden ze herhaald. Wil jij dat er een afwijkende betaaltermijn gehanteerd wordt, moet dit in het contract gewijzigd worden. Hierbij moet ook vermeld worden dat de betaaltermijn in het contract voorrang heeft op de betaaltermijn in de algemene voorwaarden.
De opdrachtomschrijving in de overeenkomst bepaalt wat er bij de opdracht komt kijken, maar vooral ook wat er niet onder valt. Het zal niet voor het eerst zijn dat een opdrachtgever om extra elementen/functies/toevoegingen etc. vraagt, welke niet van tevoren waren afgesproken. Je wil dat de kaders van de opdracht helder omschreven zijn in de overeenkomst, zodat je hier naar kan refereren wanneer dit gebeurt.
Om zichzelf in te dekken tegen schadeclaims en extra kosten, vragen opdrachtgevers vaak aan zelfstandig ondernemers om specifieke verzekeringen af te sluiten. Denk hierbij aan een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Dit wordt niet in overleg gevraagd, maar wordt vaak opgenomen als clausule in een opdrachtovereenkomst. Wanneer de zelfstandig ondernemer de overeenkomst tekent, geeft hij aan deze verzekeringen te hebben. Heb jij deze verzekeringen echter niet en komt de opdrachtgever hier achter, dan kan de overeenkomst ontbonden worden en kun je een boete krijgen die – afhankelijk van de voorwaarden in het contract – fiks kan oplopen. Controleer dus altijd wat hieromtrent de verwachtingen zijn.
Uiteraard bevat een overeenkomst nog veel meer bepalingen en ook algemene voorwaarden kunnen strikte regels hanteren. Teken nooit een overeenkomst die je niet volledig begrijpt.
Overeenkomsten vanuit de opdrachtnemer (jij dus!)
Het zal voorkomen dat een opdrachtgever niet met overeenkomsten werkt, of dat jij gevraagd wordt een overeenkomst op te stellen. In dat geval wil je een standaardovereenkomst klaar hebben liggen welke je gemakkelijk kan aanpassen naar de opdracht. Ook is het goed een eigen set algemene voorwaarden te hebben die aan de overeenkomst ten grondslag liggen waarnaar verwezen kan worden. Niet alleen kom je daarmee professioneel over, je schetst ook een heldere basis vanuit waar je opereert. Zowel jij als je opdrachtgever kunnen hierop terugvallen in het geval van conflict.
Je kunt je eigen overeenkomst en algemene voorwaarden schrijven aan de hand van andere reeds bestaande overeenkomsten en voorwaarden. Het gevaar hiermee is dat sommige zinnen heel specifiek verwoord moeten zijn om de wettelijke betekenis sluitend te maken. Doe je dit verkeerd, dan kan hierover onduidelijkheid ontstaan tussen jou en je opdrachtgever én bij een eventuele rechter mocht een conflict uit de hand lopen.
Er zijn tal van juristen die contracten en algemene voorwaarden voor je op willen stellen. Dit kost geld, maar is wel een investering waar je nog jaren profijt van hebt. Wanneer je deze investering maakt, ga dan ook met de jurist in gesprek over de documenten, zodat jij precies weet wat er in staat en dit ook aan jouw klanten uit kan leggen.
Overeenkomsten vs offertes
De offerte is ook een veelgebruikt document binnen het bedrijfsleven om afspraken over de opdracht, prijzen en betaaltermijnen vast te leggen. Offertes verschillen van overeenkomsten in dat ze zich enkel met de opdracht in kwestie bezig houden. Er worden geen bepalingen in vastgelegd over verzekeringen of situaties beschreven waaronder een opdracht ontbonden kan worden. Ze beschrijven enkel de verschillende onderdelen van een opdracht inclusief de prijs voor elk onderdeel. Daarnaast wordt er aangegeven wanneer het werk af zal zijn, hoe er gefactureerd wordt en wat de betaaltermijn is.
Offertes worden opgesteld en verstuurd door de opdrachtnemer naar de klant aan de hand van hetgeen de klant graag gedaan wil hebben. Een offerte is eigenlijk een voorstel over hoe de opdracht uit te voeren, inclusief wanneer je welke vergoeding voor de uitvoering verwacht. De klant kan hier vervolgens akkoord op geven, waarmee het voorstel verandert in een afspraak.
Een offerte dekt aanzienlijk minder risico's dan een overeenkomst. Dit kun je opvangen door een standaard set aan algemene voorwaarden te hanteren, waar op de offerte naar verwezen wordt. Deze algemene voorwaarden laat je opstellen door een jurist, maar een offerte kun je gewoon zelf in je boekhoudprogramma maken.
Samenvatting
Als zelfstandig ondernemer wil je heldere afspraken hebben met je klanten. Hiervoor worden (model)overeenkomsten, algemene voorwaarden en offertes gebruikt.
Overeenkomsten bevatten van deze drie de meest specifieke bepalingen, gevolgd door de algemene voorwaarden die aan zowel de overeenkomsten als de offertes ten grondslag liggen. Offertes beperken zich tot afspraken over het te leveren werk.
Let op! Je wil dat overeenkomsten altijd getekend zijn en offertes altijd een schriftelijk akkoord hebben voordat je aan een opdracht begint. Zonder handtekening/akkoord zijn ze namelijk niet geldig.
Reactie plaatsen
Reacties